RKSV Datenerfassungsprotokoll
Im RKS Datenerfassungsprotokoll wird jede signierte und bezahlte Rechnung als auch jeder Geldfluss von und in das Kundenguthaben angezeigt. Zusätzlich werden in diesem Protokoll der Startbeleg sowie jeder Null-, Monats- und Jahresbeleg angezeigt. Jeder Beleg kann im Original jederzeit angeschaut und auch nachträglich ausgedruckt werden. Im Falle einer quittierten Rechnung kann vom RKS Datenerfassungsprotokoll aus direkt in das Rechnungswesen navigiert werden. Verwenden Sie bitte für diese Funktionen die Schnellbutton am Ende einer jeden Protokollzeile.
Am unteren Bildrand haben Sie die Möglichkeit, einen Nullbeleg, einen Monatsbeleg und einen Jahresbeleg in Echtzeit zu erstellen. Die RKSV sieht vor, dass mit Ablauf eines Kalenderjahres der Monatsbeleg, der den Zählerstand zum Jahresende enthält (Jahresbeleg), auszudrucken und zu prüfen ist. Mit jeder Erstellung eines Monats- oder Jahresbeleg wird im Hintergrund automatisiert eine Sicherung Ihres RKS Datenerfassungsprotokolls im Datenverzeichnis von VETERA.net durchgeführt.
Monatliche Aufgabe
Monatlich ist ein Kassenabschluss zu erzeugen, dieser soll der letzte Beleg des Monats sein. VETERA.net wird diesen Monatsbeleg automatisiert für Sie im Hintergrund erzeugen (vorausgesetzt, dass der Datenbankserver bzw. Hauptrechner zum Zeitpunkt der Erstellung des Monatsbelegs am Monatsende in Betrieb ist. Falls dies nicht der Fall ist oder war, können Sie auch einen normalen Monatsbeleg erzeugen. Die Prüfung und ggf. eigenständige Erstellung des Monatsbelegs liegt in Ihrer Verantwortung. In den Monaten, in denen die Kasse nicht in Betrieb war, ist auch kein Monatsabschluss notwendig.
Sollte Ihr Hauptrechner am Monatsende nicht ausgeschaltet sein, erlauben wir uns sicherheitshalber den Monatsbeleg um 23.59 Uhr am jeweils letzten Tag eines Monats zu erstellen und in diesem Zusammenhang auch eine Sicherung des Monatsbelegs unter "DATA/Vetera/Daten/VeteraBackup/RKSV abzulegen. Die Prüfung und ggf. eigenständige Erstellung des Monatsbelegs liegt in Ihrer Verantwortung. Sollte in Ihrer Praxis oder Klinik aufgrund von Notdienstzeiten keine spezifischen Schließzeiten möglich sein, können Sie den Monatsbeleg auch nachträglich (maximal 2 Werktage) erstellen. Fragen Sie bitte hierzu Ihren Steuerberater, wie dies in Ihrem Fall begründet oder dokumentiert werden sollte.
Vierteljährliche Aufgabe
Das vollständige Datenerfassungsprotokoll ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen Medium zu sichern. Als geeignete Medien gelten beispielsweise externe Festplatten, USB-Sticks und Speicher externer Server, die vor unberechtigten Datenzugriffen geschützt sind. Die in der RKSV verlangte Unveränderbarkeit des Inhaltes der Daten ist durch die Signatur bzw. das Siegel und insbesondere durch die signierten Monatsbelege gegeben. Idealerweise sollte die Sicherung direkt nach dem Monatsabschluss (Monatsbeleg) erfolgen. Bewahren Sie die Sicherung an einem geeigneten Ort mindestens sieben Jahre auf.
Die Durchführung und Überprüfung der Datensicherung nicht nur von VETERA.net im Allgemeinen, sondern auch von dem RKS Datenerfassungsprotokoll im Speziellen liegt ausdrücklich nicht in der Verantwortung von GP. Software.
Aufgabe am Jahresende
Am Jahresende ist der Jahresbeleg zu prüfen, dafür brauchen Sie wieder Ihren FinanzOnline Authentifizierungscode und ein mit dem Internet verbundenes Gerät. Drucken Sie den Jahresbeleg (= Monatsabschluss Dezember, unabhängig von Ihrem Wirtschaftsjahr) Ihrer Registrierkasse und gehen Sie genauso vor wie bei der Prüfung des Startbeleges.
Das gesamte RKS Datenerfassungsprotokoll kann durch Klick auf den gleichnamigen Button im unteren rechten Bildrand exportiert werden. Wählen Sie dann bitte aus, an welchem Speicherort Sie die Exportdatei ablegen lassen möchten.
